POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y HABEAS DATA

Nuestra empresa se encuentra comprometida con la protección de la información de carácter privada y confidencial que es obtenida dentro del giro ordinario de nuestros negocios. Nuestras políticas y procedimientos velan por la protección de la información que nos ha sido confiada, siendo nuestra intención recolectar exclusivamente aquella información que ha sido suministrada voluntariamente por nuestros Afiliados, Proveedores, Empleados, Prestadores de servicios, entre otros. Esta información puede ser obtenida, entre otros, a través de cualquiera de los siguientes canales o medios: i) Relación comercial con el Afiliado, Proveedor u otros terceros; ii) Relación laboral, civil o comercial con los Empleados, Contratistas y Comisionistas. iii) Aplicación a procesos de selección para el ingreso a nuestra compañía. Al suministrar, entregar o enviar cualquier tipo de información personal a NEW ASSISTANCE SAS el titular de los datos acepta que dicha información va a ser utilizada de acuerdo con la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales. Es de aclarar que NEW ASSISTANCE SAS no utilizará los datos suministrados para actividades o propósitos diferentes a los aquí previstos. En todo caso, en el evento en dicha información personal sea utilizada para otros propósitos, su utilización deberá estar amparada en alguna de las excepciones que sobre el particular prevé la normatividad o contar con la autorización expresa del titular. Política de privacidad para el tratamiento de datos personales Para facilitar una mejor comprensión de la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales, se podrá consultar las definiciones previstas en la Ley 1581 de 2012 o normas que la adicionen o modifiquen. Nuestra empresa no obtendrá información catalogada por la normatividad como datos sensibles, salvo en los siguientes eventos: 1. Cuando los Titulares den su autorización de manera expresa y previa o concomitante en relación con el dato recolectado. Lo anterior salvo que se presente uno de los eventos en los cuales por Ley la autorización no sea requerida. 2. Cuando el Tratamiento de los datos sea necesario para salvaguardar un interés vital del Titular, caso en el cual se requerirá la autorización previa de quien ejerza la representación legal del Titular. 3. Cuando se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. 4. Cuando tenga una finalidad histórica, estadística o científica, para lo cual deberán tomarse todas las medidas conducentes a la eliminación de la identidad de los Titulares. Excepciones a la Autorización Previa y Expresa del Titular. Sin perjuicio de lo anterior, y de conformidad con la Ley, NEW ASSISTANCE SAS podrá proceder al Tratamiento de sus datos, sin que se requiera su autorización previa, cuando se trate de: 1. Información requerida por una Entidad Pública o Administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; 2. Datos de naturaleza pública (de conformidad con la definición legal del término); 3. Casos de urgencia médica o sanitaria; 4. Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos; 5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. Salvo las excepciones anteriormente mencionadas, y dentro de los fines legítimos propios del objeto social, en ningún caso NEW ASSISTANCE SAS suministrará, distribuirá, comercializará, compartirá, intercambiará con terceros y, en general, realizará actividad alguna en la cual se vea comprometida la confidencialidad y protección de la información recolectada. Finalidad del tratamiento de los datos personales a. Finalidad del Tratamiento de Datos de Clientes o Afiliados. NEW ASSISTANCE SAS podrá llevar a cabo el Tratamiento de la información personal acerca de sus Clientes o Afiliados para los propósitos de prestar los servicios profesionales y asistenciales por ellos contratados, de conformidad con el objeto social respectivo. Por esta razón, los contratos que se celebren con Clientes o Afiliados se regirán por lo dispuesto en la presente Política, o incluirán una cláusula que regule el Tratamiento de la información a la que se acceda en virtud de este. Los datos recolectados por NEW ASSISTANCE SAS serán tratados con apego estricto a lo dispuesto en la Ley 1581 y el Decreto 1377 de 2013. Lo anterior incluye que los datos de estos han sido tratados con autorización de su Titular, y que dicha autorización faculta al Cliente o Afiliado para procurar el Tratamiento de los datos por parte NEW ASSISTANCE SAS. b. Finalidad del Tratamiento de Datos de Empleados y Prestadores de servicios. NEW ASSISTANCE SAS llevará a cabo el Tratamiento de información personal de sus empleados y su núcleo familiar con la finalidad de cumplir con las obligaciones que emanan de las respectivas relaciones laborales. Tales obligaciones incluyen, entre otras, pagos de nómina, otorgamiento de beneficios, evaluaciones de desempeño, mejoramiento de los programas de entrenamiento, entre otros. Así mismo, NEW ASSISTANCE SAS podrá recolectar información personal de aspirantes que se presenten para procesos de selección con la finalidad de poder adelantar los procesos respectivos de contratación de personal. Adicionalmente, NEW ASSISTANCE SAS podrá almacenar indefinidamente la información de quienes se presenten para estos procesos y utilizarla en procesos de selección de personal futuros. Por lo anterior, se entiende que quien se someta a procesos de reclutamiento, se entiende y autoriza el Tratamiento que de sus datos personales. c. Finalidad del Tratamiento de Datos de Ex empleados y Ex contratistas. NEW ASSISTANCE SAS tendrá un archivo en el cual se almacenarán indefinidamente los datos personales de todos los Ex Empleados y Ex Contratistas que hayan terminado su relación laboral, civil o comercial con nuestra empresa. Este archivo tendrá como finalidad: (i) Servir como base para la expedición de los certificados laborales de que trata el Artículo 57, numeral 7° del Código Sustantivo del Trabajo, a solicitud del Exempleado o sus causahabientes; (ii) Servir de base para el otorgamiento de referencias laborales a potenciales empleadores del Ex empleado, cuando éste así lo autorice al momento de su desvinculación (iii) Para efectos de expedir cualquier otra clase de certificación a solicitud de Ex Empleados y Ex Contratistas. d. Finalidad del Tratamiento de Datos de Proveedores o de personas con quienes se tengan una relación comercial o de capacitación. NEW ASSISTANCE SAS llevará a cabo el Tratamiento de información personal de sus Proveedores o de las personas con quienes tengan una relación comercial o de capacitación con la finalidad de cumplir con las obligaciones adquiridas en virtud de la respectiva relación. En relación con los Proveedores, tales obligaciones incluyen, entre otras, evaluar su desempeño; establecer, gestionar o terminar las relaciones comerciales o verificar las referencias; proveer las métricas de negocio, y las demás que se establezcan en los acuerdos o contratos que se suscriban con el Proveedor respectivo. El Tratamiento de los datos que se recolecten en virtud de lo dispuesto en el presente acápite será llevado a cabo y estará vigente mientras se mantenga la finalidad por la cual fueron recolectados los datos respectivos. Derechos del titular a. Consulta. Los Titulares o sus causahabientes debidamente acreditados de conformidad con la Ley, podrán consultar, mediante solicitud escrita, de forma gratuita y con arreglo a la Ley, sus datos que reposen en cualquier base de datos de NEW ASSISTANCE SAS En este sentido, NEW ASSISTANCE SAS garantizará el derecho de consultar toda la información contenida en el registro individual del Titular o vinculada con la identificación de este. Para ejercer este derecho, el Titular deberá seguir el procedimiento que se indica en esta política. b. Rectificación y actualización de datos. NEW ASSISTANCE SAS tendrá la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, para lo cual el Titular deberá seguir el procedimiento establecido en este documento. NEW ASSISTANCE SAS adoptará las medidas para asegurar que los datos personales que reposan en sus bases de datos sean precisos y suficientes. c. Prueba de la Autorización. Siempre que no se trate de aquellos casos en los cuales la Ley exceptúa a NEW ASSISTANCE SAS de obtener la Autorización del Titular, los cuales se señalan en este documento, o aquellos casos en los cuales la recolección de dato se dio con anterioridad al 27 de junio de 2013, el Titular podrá solicitar a NEW ASSISTANCE SAS prueba de la Aceptación dada para el Tratamiento de sus datos. d. Utilización. En todo momento el Titular tendrá derecho a que NEW ASSISTANCE SAS informe, previa solicitud, el uso que le han dado a sus datos personales, para lo cual deberá seguir el procedimiento que se señala en este documento. e. Quejas. Cuando el Titular crea que se ha incumplido esta Política o la normatividad vigente sobre la protección de datos personales, podrá presentar una queja en ese sentido ante la Superintendencia de Industria y Comercio. f. Supresión. El Titular podrá, en todo momento, solicitar a NEW ASSISTANCE SAS la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de uno, de algunos o de todos los datos personales suministrados o recolectados por la empresa, mediante la presentación de una solicitud. Lo anterior salvo que el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de NEW ASSISTANCE SAS Área encargada de tramitar las dudas, peticiones, quejas o reclamos En cumplimiento de la normatividad vigente, NEW ASSISTANCE SAS han dispuesto que el Área encargada de tramitar las dudas, peticiones, quejas y/o reclamos de los Titulares sea el Departamento Jurídico, cuyos datos de contacto son los siguientes: Departamento Jurídico Tel. 896-14-38 Dirección Avenida Paralela Carrera 25 Nro. 47-78 de la ciudad de Manizales. Correo Electrónico mitras79@gmail.com. Procedimiento para el ejercicio de los derechos del titular El Titular o sus causahabientes, debidamente acreditados de conformidad con la Ley, que consideren que la información contenida en una base de datos, cuyo Responsable sea NEW ASSISTANCE SAS, debe ser objeto de corrección, actualización o supresión; cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley; cuando tengan alguna inquietud o reclamación con respecto a la presente Política, o cuando quieran consultar la información que de ellos se posea, podrán presentar un reclamo o inquietud ante el Departamento Encargado. Esta comunicación deberá contener la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y seguir el procedimiento que a continuación se indica. a. Inquietudes y/o reclamos. Cuando el Titular o sus causahabientes tengan inquietudes y/o reclamos sobre la presente Política y/o el Tratamiento de Datos que realice NEW ASSISTANCE SAS , deberá formular su inquietud y/o reclamo por escrito y enviarla a la siguiente dirección: mitras79@gmail.com. Adicionalmente, en el evento en el cual la solicitud se haga mediante correo físico, el Titular deberá indicar la dirección a la cual desea que le sea enviada la respuesta. Una vez recibida la comunicación respectiva, el Departamento Encargado tendrá 15 días hábiles para resolver la inquietud y/o el reclamo, y dar respuesta al Titular. Cuando no sea posible atender el reclamo o la inquietud dentro de dicho término, se informará al Titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El Departamento Encargado enviará la respuesta respectiva al correo electrónico desde el cual se envió la inquietud y/o reclamo, o a la dirección que se señale en la comunicación. Toda comunicación que carezca de dirección física o electrónica para responder no se estudiará, y será descartada. Solicitudes de corrección, actualización y/o supresión de datos. Cuando el Titular o sus causahabientes soliciten que se corrija, actualice y/o se supriman sus datos de las bases de datos cuyo responsable sea NEW ASSISTANCE SAS, deberá enviar una solicitud por escrito a las direcciones que se indican en el presente documento. De conformidad con lo establecido en el Artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, la solicitud deberá contar con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección a la cual se debe responder y los documentos que se quiera hacer valer, entre los cuales deberá anexar una copia de su cédula de ciudadanía o pasaporte. Adicionalmente, cuando se solicite la actualización o corrección de un dato, el Titular deberá declarar que la nueva información que está entregando a NEW ASSISTANCE SAS es cierta. Una vez recibida la solicitud respectiva, el Departamento Encargado tendrá 15 días hábiles para llevar a cabo la actualización, modificación o supresión de la información del Titular. Cuando no sea posible atender la solicitud dentro de dicho término, se informará al Titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la misma, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El Departamento Encargado llevará a cabo el trámite de la solicitud respectiva, y enviará al Titular, a la dirección que éste haya señalado en la solicitud respectiva, una comunicación en la cual se informará que sus datos han sido suprimidos de la base de datos, o que los mismos han sido modificados de acuerdo con la información recibida, dependiendo del tipo de solicitud que haya hecho el Titular. Solicitud de Consulta. Cuando el Titular o sus causahabientes soliciten consultar los datos personales almacenados en una de las bases de datos de NEW ASSISTANCE SAS, deberá enviar una solicitud por escrito a las direcciones que se indican en el presente documento. La solicitud del Titular deberá estar acompañada de la dirección a la cual quiere que le sea remitida la información, de su número de identificación y de una copia de su cédula de ciudadanía o pasaporte. Una vez recibida la solicitud respectiva, el Departamento Encargado tendrá 15 días hábiles para remitir la información del Titular. Cuando no sea posible atender la solicitud dentro de dicho término, se informará al Titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la misma, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El Departamento Encargado enviará la respuesta respectiva al correo electrónico desde el cual se envió la inquietud y/o reclamo, o a la dirección que se señale en la comunicación. Toda comunicación que carezca de dirección física o electrónica para responder no se estudiará, y será descartada. Seguridad De conformidad con lo dispuesto en el artículo 19 del Decreto 1377 de 2013, NEW ASSISTANCE SAS se compromete a adoptar las instrucciones que para tal efecto imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. No obstante, NEW ASSISTANCE SAS declara que posee políticas de seguridad de la información y una infraestructura tecnológica que protege de manera razonable la información personal recolectada, limitando el acceso a terceros. Sin embargo, NEW ASSISTANCE SAS realizarán esfuerzos continuados para mejorar los estándares de seguridad que protegen la información personal recolectada. Menores de edad NEW ASSISTANCE SAS es consciente de la prohibición legal que existe para recolectar datos de menores de edad. Por esta razón, y en apego estricto a la legislación vigente, NEW ASSISTANCE SAS procederá a la recolección de este tipo de datos únicamente cuando sean de naturaleza pública, y el Tratamiento de estos: a) Responda y respete el interés superior del menor de edad; b) Se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Transferencia internacional de datos personales De conformidad con lo dispuesto en el artículo 26 de la Ley 158 de 2012, NEW ASSISTANCE SAS se compromete a no transferir datos a terceros países que no cumplan con los estándares de protección de datos personales exigidos por la Superintendencia de Industria y Comercio, salvo las excepciones que se señalan a continuación: a) Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia; b) Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el Tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública; c) Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable; d) Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad; e) Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular; f) Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. Cookies Las Sociedades reconocen que es posible que en sus sitios Web se utilicen “cookies”. Por “Cookie” entendemos un archivo pequeño con una cadena de caracteres que se envía al ordenador de quien ingresa a un sitio web, lo cual permite almacenar, entre otras, las preferencias del usuario. Si bien es posible que el usuario, aun cuando no permita la utilización de cookies, pueda acceder a los sitios Web de NEW ASSISTANCE SAS, para poder administrar y hacer una correcta administración de los sitios Web, es posible que de manera anónima el responsable alimente sus sistemas operacionales con la información derivada de las cookies, e identifiquen las categorías de visitantes por rubros como dominios y tipo de “browsers”. Toda esta información podrá ser introducida en los Webmasters de NEW ASSISTANCE SAS., con la finalidad de proporcionar una mejor experiencia a quienes utilicen los sitios Web de nuestra empresa. Cambios a la presente política NEW ASSISTANCE SAS podrá modificar esta Política para el Tratamiento de Datos Personales en el momento que lo consideren necesario. De realizarse algún cambio o modificación a esta Política, el mismo se podrá evidenciar en el acápite “Última Actualización” al final del presente documento. Por esta razón, NEW ASSISTANCE SAS, respetuosamente, invitan a que se revise de manera periódica la presente Política, con el objetivo de mantenerse informado respecto de los mecanismos de protección implementados por NEW ASSISTANCE SAS para la protección de la información personal. Si se llegaré a realizar un cambio en la finalidad del Tratamiento de los datos personales, NEW ASSISTANCE SAS solicitará una nueva autorización a los Titulares que se vean afectados por el cambio. Vigencia La presente Política entra en vigor a partir de la fecha de su publicación.

Original Firmado DIEGO FERNANDO RODRIGUEZ R.L NEW ASSISTANCE SAS

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